Архивный шифр – что это такое и как его расшифровать

Архивный шифр

Каждому документу, подлежащему хранению в архиве, независимо от типа носителя, присваивается определенный шифр. Это позволяет упростить процедуру поиска дела, так как определяет ее местонахождение среди стеллажей. Архивный шифр представляет собой буквенное и числовое обозначение, которое наносится работниками архива на единицу хранения для учета и идентификации.

Шифр – это своеобразный поисковый адрес конкретного документа или дела, используемый в качестве ссылки при работе с архивными данными. Шифр наносится на обложку дела в левом углу снизу и формируется по установленным правилам.

Архивный шифр

Архивный шифр включает в себя следующие сведения:

  • сокращенное наименование организации (официальную аббревиатуру);
  • номер архивного фонда (документы объединяются в дела на основании единых признаков);
  • № описи дела;
  • № папки или дела;
  • № единицы хранения или учета.

Архивный шифр

В зависимости от масштабов архива и правил присвоения архивных шифров, на обложке также может указываться номер коробки или количество листов.

В качестве примера можно привести следующее обозначение, проставленное на обложке дела:

Ф. № 45

Оп. № 3

Д. № 87

Где Ф – номер архивного фонда, Оп. – № архивной описи, Д. – № дела.

Сначала указывают наименование организации, где хранится определенный документ. Если учреждение входит в число источников комплектования Архивного Фонда РФ, то документы сдаются в государственный архив на постоянное хранение после выполнения надлежащего оформления и проверки правильности формирования дел.

Единицей хранения принято обозначать обособленный документ или их сборник, который имеет самодостаточное значение.

Архивным фондом называют совокупность документов фондообразователя. В его роли могут выступать государственные и местные органы, организации и фонды личного происхождения. Каждому из них в архиве присваивают уникальный номер. В фонде могут содержаться тысячи дел.

Также может быть интересно:  Капсульный гардероб - что это такое и зачем он был придуман

В описи обозначается номер, заголовок и количество листов в деле. На завершенные дела независимо от сроков их хранения, прошедшие экспертизу ценности, необходимо формировать опись. После истечения сроков архивные документы уничтожаются.

Опись определяется как определенным образом сформированный архивный справочник, который содержит систематизированную совокупность единиц хранения и предназначен для их учета и закрепления принципов систематизации.

Опись дела вмещает в себя титульный лист, описательную статью и относится к категории учетных документов, поэтому является частью научно-справочного аппарата. В ней перечисляются заголовки и дополнительные сведения о составе единиц хранения. Если в фонде произошли некоторые изменения, то это должно быть зафиксировано в учетных документах.

В дело складываются документы, которые впоследствии подшиваются в общую папку, и им присваивается единый заголовок. Листы должны быть пронумерованы на лицевой стороне. Номера проставляют простым карандашом.

Листы в делах с постоянными и долговременными сроками хранения необходимо нумеровать для обеспечения удобства работы с ними в дальнейшем и обеспечения сохранности документов. Иллюстративные материалы необходимо нумеровать на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.

Результаты нумерации листов фиксируются архивистами в доверительной записи, расположенной на последнем листе. В ней указывают цифровым обозначением и прописью количество пронумерованных листов, а также число листов внутренней описи, литерных и пропущенных номеров.

На этапе подготовки дел к сдаче в архив работниками архива заблаговременно проверяется корректность формирования и соответствие количества, включенных в опись дела, числу дел, которые были заведены, если основываться на тех сведениях, что указаны в номенклатуре дел.

Дела, выдаваемые из архивного хранилища во временное пользование читателям для ознакомления или сторонним организациям, должны обладать архивным шифром, включать пронумерованные листы и лист-заверитель дела. Взамен выданных единиц хранения необходимо размещать карту-заместитель.

Также может быть интересно:  Патологическое беспокойство - что это такое и как лечится?

Помимо оформления обложек дел на бумажных носителях, в настоящее время существует потребность в ведении электронной документации. Архивный шифр должны содержать и документы, созданные в электронной форме и внесенные в информационную архивную систему.

Подготовка электронных документов к сдаче в архив для временного или вечного хранения предполагает проведение проверки физического состояния носителей и запись на них файлов, составление описания, проставление архивных шифров в соответствии с архивной описью, а также оформление сопроводительной документации с указанием сведений о рассматриваемом документе. Архивный шифр документа является обязательным условием при составлении описания контейнера документа.

 

Оцените статью
Премудрости